Onko 40 tunnin työviikko vanhentunut malli?

Koronan aikana huomasimme, että iso osa työväestä on täysin kykeneviä työskentelemään etänä. Tämä malli on monelle mieluinen ja täysin normaaliin ei ole palaamista. Ja hyvä niin! Etätyön vaihtoehtona pitäminen työpaikoilla kasvattaa työhyvinvointia ja säästää ympäristöä, kun autoa ei tarvitsekaan käyttää joka päivä. Tämä säästää aikaa ja energiaa työmatkojen osalta, antaa työntekijöille vastuun ja autonomian tunnetta ja monen elämään sopii mainiosti joustavampi aikataulu. Nyt kun perinteisten työmallien kehittämisestä keskustellaan, tarkastellaan hieman myös toista normiksi hyväksymäämme konseptia; 5 päivän ja 40 tunnin työviikkoa.  

Vanhojen mallien soveltamista moderneihin työpaikkoihin  

Ovatko pitkät päivät takuu laadukkaimmille tuloksille? Espanjassa suoritetaan 4 päivän työviikon kokeilua, johon osallistuu noin 200 yritystä, Japanin Microsoft koki 40% nousun tehokkuudessaan joustavampien työaikojen kokeilun yhteydessä ja myös Pääministerimme Sanna Marin on puhunut työaikojen lyhentämisen puolesta. Mutta miksi?   

Todellisuus on, että teollistumisen aikakausi on muinaishistoriaa ja me elämme ajassa, jossa ylijäämä ja sen jakamisesta kieltäytyminen ovat isompi ongelma kuin perustarpeiden puute. Tarpeellinen työn määrä pystytään tavoittamaan lyhyemmilläkin tunneilla.    

Kun ihmiset ovat tehokkaita, se tapahtuu puuskittain. Kahdeksan tunnin työpäivä asettaa työntekijälle alusta asti mielen tilan, jossa tämä aika on täytettävä jotenkin. Useimmiten tähän kuuluu jonkin asteen hidastelua, tiedosti sen täysin tai ei. Mitkä siis ovat vaihtoehdot ja mitä olemme oppineet aiemmista kokeiluista? 

Tätä konseptia kokeilleiden yritysten keskuudessa työpaikka kulttuurista tämän ajan vähentäminen oli isoin epäonnistumisen syy. On henkilöitä, jotka haluavat vain tehdä työnsä ja erottaa sen sosiaalisesta elämästään, joiden kohdalla on epäreilua laittaa heidät täyttämään sama aika kuin heidän työtoverinsa, jotka nauttivat työyhteisöstä ja sosialisoinnista työpaikalla. Kumpaakaan ei tulisi rankaista, joten miten löydetään sopiva yhtälö?  

Esimerkiksi Japanin Microsoft teki työtuntien vähentämisen kokeilujakson, jonka aikana työntekijät saivat valita erilaisten työaika ja -muoto moduulien väliltä. Näihin moduuleihin voisi kuulua joustavan aikataulun sisällä tietyn tuntimäärän kotoa tehtyä työtä heille, jotka kaipaavat enemmän autonomiaa elämäänsä, perinteisesti ennalta määritellyin tunnein työn tekoa toimistolla heille, jotka kaipaavat rakennetta, ja hybridi muotoja siltä väliltä. Yhteistä näille moduuleille Japanin Microsoftilla oli, että työtunteja oli normaalia vähemmän ja tehokkuus tästä huolimatta nousi 40 prosentilla. Tähän voi vaikuttaa se, että työntekijät tekivät kokeilun ajan parhaansa tehokkuuden buustaamiseksi, jotta he saisivat pitää lyhyemmät työpäivät kokeilun jälkeen. Kuitenkin tästä huomataan positiivisen kannusteen voima ja se, että työtunnit eivät yksin takaa tehokkuutta - ne voivat jopa tukahduttaa sitä.  

Tiettyjen tulosten tuottamisesta maksaminen täytettyjen tuntien sijaan on myös oiva tapa antaa vapautta ja autonomiaa takaisin työntekijöille sellaisissa yrityksissä missä se on mahdollista.  Kyse on tällöin enemmänkin työnteon realistisemmin perustein palkitsemisesta kuin tehtyjen tulosten vähentämisestä. Jos kuitenkin määrä vähenee, mitä luultavammin laatu paranee. 

Hyödyllisiä työkaluja etätyöskentelyyn 

Etätyöskentely nosti ahkerasti päätään jo ennen koronapandemiaa. Se näkyi myös etätyötä helpottavien työkalujen kehittämisessä ja pandemian myötä niiden parantaminen on vain kiihtynyt. Tässä muutama suositus hyväksi toteamistamme työkalusta ryhmätyöhön, kommunikaatioon ja työn organisoimiseen – kaikki etänä. 

• Microsoft Teams, Zoom – tässä vaiheessa jo kaikille tutuksi tulleet videopuhelutyökalut etätapaamisten pitämiseen. 
• Miro / Mural – Nämä työkalut tekevät ryhmätyöskentelystä interaktiivista ja visuaalista. Jokaiseen tarpeeseen on pohjamalli (mindmap, projektin aloitus, vuokaavio (flowchart), aikajana, asiakaspolku ja monta muuta), joihin tiiminne voi lisätä post-it lapuilla sisältöä. Näiden hyödyntämiseen on vain mielikuvitus rajana. 
• Pipedrive – Johtava CRM-järjestelmä myyjille myyjien suunnittelemana. Suunnittele myyntipolkuja ja helposti seuraa etenemistäsi. Tee aktiviteettilistoja itsellesi ja tiimillesi deadlineilla. Tarjoaa myös mahdollisuuden mm. chatbotin rakentamiseen, asiakkaille jaettavan tapaamisen varaus aikataulun tekemiseen, potentiaalisten asiakkaiden tietokannasta uusien liidien löytämiseen, kyselyiden tekemiseen sekä sähköpostin synkronoimiseen. Lukuiset integraatiot laajentavat käyttömahdollisuuksia entisestään.  
• Trello – Auttaa projektin jäseniä pysymään synergiassa myös etänä. Suunnitelkaa taululle projektin etenemisvaiheet ja yksittäiset tehtävät sekä niiden suorittajat. Siirtäkää tehtäviä vaiheesta toiseen ja tiimin jäseneltä toiselle töiden edetessä. Voitte liittää tehtävä ”kortteihin” tiedostoja ja kuvia sekä kommentoida toistenne töitä. 

Loppu ajatukset  

Ratkaisuja on monia ja parhaat ratkaisut yksittäisille yrityksille löytyvät kysymällä työntekijöiltä. Olemme tehneet kovasti töitä tämän hyvinvointi yhteiskunnan rakentamiseksi, mutta jossain vaiheessa on tärkeää ottaa askel taakse päin ja tarkastella olisiko varaa hellittää? Me suomalaiset pidämme sisua ja karskisti käsin työntekoa aamusta iltaan isoimpina ylpeyksinämme. Itse kuitenkin pidän harmina, että niin paljon tuosta tarmosta menee tehtäviin, joiden tuottamista tuloista nuo samaiset tekijät eivät suurinta osaa koskaan näe. Pitäisi uskoa, että ihmiset käyttäisivät myös omaa aikaansa yhteiskunnan parantamiseen, kun sitä vihdoin olisi varteen otettavasti. Siksi näen seuraavana suurimpana yhteiskunnan kehittymisen potentiaalina työtuntien vähentämisen ja joustavat työmuodot. Voisiko tässä siis olla työnantajan myyntietusi seuraavan kerran, kun palkkaat työvoimaa vai laittaisitko sopimukset uusiksi heti?  

Kerro mitä olet mieltä aiheesta somessa käyttämällä hashtageja #KontaktiVerkko ja #40hvko.